JJUG CCC 2017 Spring 運営の人の話

投稿日:

こんにちは。まーやです。
今回は5月20日に開催された JJUG CCC 2017 Spring の運営の人のお話です。

イベントのサマリ

  • 5月20日9:30-18:30
  • 西新宿で開催
  • 8トラック
  • 52セッション
  • 56人のスピーカ
  • 来場者数1032名

というわけで、JJUG CCC史上初めて来場者数1000人を超えました。私が運営に参加し始めた2015 Springの時が確か600人超えたくらいだったと記憶しているので、この2年でとんでもない成長をしていることになります。とてもありがたい話です。が、人数の増加と共に困ったことなんかもありました。この点については後ほど。

今回チャレンジしたこととその結果

①CfP募集ページ・投票ページ・アンケートページを専用システムに

前回まではGitHubのissueを使ってCfPの募集から @making さん謹製の専用システムへと変更されました。合わせてアンケートについても前回Google formで行なっていたものも専用システムになりました(そのさらに前は紙でしたね)。これによってスピーカの皆様にアンケートのフィードバックが簡単にできるようになりました。CfPの方は登録の仕方が難しいとか、いくつかフィードバックをいただいたので、余裕があれば次回修正するかもしれません(次回かどうかはさておきそのうち)。

②複数のJavaチャンピオンセッション

ちょうどJava Day Tokyo開催後だったこともあり、日本のJavaチャンピオンのお二方(@skrb さん,@yoshioterada さん)に加え、世界のJavaチャンピオン2名(Andresさん,kirkさん)にも登壇いただきました。私はAndresさん&Kirkさんのセッション部屋担当だったんですが、とてもとても勉強になりました。主に英語。セッション前には一緒にワイワイお話させてもらってちょっとばかし仲良くなって帰ってこれたんじゃないかなと思っています。すごく気さくな方々ですし、私のカタコト英語でも一生懸命聞いてくれたりしてとても優しい方々でした。

③託児室の設置

とうとうJJUGでもやってみることにしました。今回は8名のお子様に登録いただき、楽しく遊んで帰宅されたようです。今回はGeek Women Japanの時にお世話になったアルファコーポレーションさんにお願いしました。事前申し込みページの作成・運用から当日の準備、運営、片付けまでオールインワンでやってくれるのでとても頼りになる感じでした。ご飯やミルクなども必要であれば対応してくださいます(ご飯・ミルクなどは要持ち込み)。決まったサービス一覧というのがサイト上になく、若干運営メンバーからも不安がられ(?)たんですが、アルファさん的には「投薬以外は柔軟に対応(預け時に要引き継ぎ)」という感じのようです。こちらの企業さんではお子様1名お預かりにつき3.3㎡を見積もるようなので、託児に当てる部屋については運営側としてきちんと考える必要があります。

④登壇者連絡をFacebookグループに

前回まではメールでのやりとりだったんですが、今回はSNSの何かを使えないかと模索した結果試しにFaceobookを使用してみました。一斉に連絡ができ、各登壇者とのQAが登壇者内で共有できるので良いかと思ったんですが、これは運用見直しが必要かな、という次回への改善持ち越しな雰囲気があります。Facebookは実名でやっていらっしゃる方が多いので、Facebookアカウントを安易に知られたくない・繋がらせたくないと思っている方が一定数いらっしゃたり、そもそもFacebookやってないのでちょっと・・・となったりとで結構てんやわんやしたようです。あわよくば運営負荷が下がれば良いと思い採用されたツールでしたが、色々甘かったなあと思っています。

⑤ボランティアスタッフの連絡をslackで

④でFacebookグループがあまりいけてないかも?と気づいたので、後から募集・運営を開始したボランティアスタッフについてはSlackで連絡などを行いました。こちらは比較的スムーズに行ったと思っています。質問や対応の負荷を分散できるよう4名のJJUG幹事がこのslackに参加し対応していました。全員が参加しているチャネルにおいてのやりとりについては想定通りレスポンスが遅くなりすぎることなく、ボランティアスタッフのみなさんとの連絡を取ることができたのではないかなと思っています。当日もslackを使って一斉連絡とか取れたので、便利でした。slackだとほぼ使い捨てで使えるので、Facebookグループよりアカウント関係の問題はおきづらいなと思いました。

⑥寿司スポンサーの設置

これはLINEさんから提案いただいた内容ではありますが、懇親会に寿司職人さんを召喚して回転寿司が振舞われました。LINE様様です。ただ、今回懇親会に参加した人の数もすごかったこともあり、若干寿司の周りで不穏な空気があったとかなかったとか。大半の参加者のみなさんが大人な心意気で懇親会参加してくださっていたにも関わらずちょっと残念な風の噂です。。。

この寿司、とても!とても!美味しかったと大評判でした。ちなみに私はというと

全体のタイムスケジュール変更

30分休憩が2つ->1つになり、セッション時間も50分->45分になりました。結果懇親会のスタートも前回より早く18:30スタートとなりました。こちらの効果についてはよくわかってないので、みなさんからのアンケートを早く読みたいなと思います。

そのほかスタッフTシャツの色をワインレッド(2016年カラー)からダークグリーン(2017年カラー)にしたり、ブースLTのタイムスケジュール変更したり、「満席」の立て看板を用意したりと細々運営方法のアップデートはありましたが、大まかにはこんな感じだったと思います。

今回の私の一日

  • 8:30- 会場集合。託児室運営の方とブリーフィング。その後受付や各部屋の準備開始
  • 9:30- イベントスタート。受付周りでパタパタと細かい作業に従事。受付したりroomK手伝ったり、スポンサー挨拶したり、休憩時間の通路誘導したり。
  • 11:30- ランチタイム。ここ何回か恒例になっているサラダを食べに行く。
  • 12:30- 帰還。午後のお部屋の準備(roomE)。喋れない英語でコミュニケーションとったり、スクリーンの調整のお手伝いしたり。部屋担当のペアとなるボランティアスタッフさんと作業分担の打ち合わせなど。
  • 13:30- セッション開始。タイムキープ&司会。
  • 17:00- roomKのお片付け。完了次第受付&部屋番号etc.片付けの手伝い。
  • 18:30- 懇親会開始。人の多さに唖然とする。
  • 19:30- LT大会の司会グループの1人として司会業参加。
  • 21:00 撤退作業してお疲れ様でした!

今回は部屋付きの時間が長かったので、あっちにフラフラこっちにフラフラしてることが少なかったかなと思っています。

その他個人的に思ったこと

1000人の来場があったこと。これはとてもとても嬉しいことです。ただ、どうしても通路が狭い、会場が狭いなどの話が出てくるのも事実。実際休憩時間の人の流れは凄まじいの一言でした(みなさま綺麗に整列しながら譲り合い通行本当にありがとうございました)。会場については、すでにFallの準備がスタートしていることもあり、会場の予約の問題もあり、多分もう一回同じ会場になるんじゃないかなと思います。通路に関しては次回きちんと誘導導線などを考えたいなと思います。とはいえ、参加者のみなさんの整列や譲り合いの協力なしにはやっぱり成し遂げられないと思うので、ぜひぜひご協力のほどよろしくおねがいいたします。

セッションによっては立ち見・満室入場制限などがかかっていたと思います。その一方、席に余裕のあるセッションがあったことも事実です。JJUGのセッションはどれもなかなか見応えのあるセッションだと思っています。目当てのお部屋が満室だったら「他のも見てみようかな?」とふらっと部屋変更も新しい知見があるかもしれません(って考えてもらえるととても嬉しい)。

まだまだ英語力が全然ないにも関わらず、とりあえず話してみようとJavaチャンピオンたちに話しかけたら、意外とどうにかなった(写真見せ合ったり単語からこちらが話したい内容推測してもらったり・・・)のでみなさんも臆さずに話しかけたらいいんじゃないかなって思います。例えば私たちが街中で海外の方に話しかけられた時、日本語で一生懸命話しかけてくれたら、こちらも一生懸命聞いて、相手が伝えようとしていることを捉えようとしますよね。そして頑張って喋ってくれる日本語って嬉しいですよね。きっと同じ感じで対応してくれると思います。

個人的に印象的で楽しかったセッションは16:45〜 roomFの「U-NEXT学生インターン、過激なJavaの学び方と過激な要求」でした。システム用語や考え方を寿司や般若心経などに例えれば文系にもわかる!みたいな独自の視線から切り込んだ学習論は本当に目からウロコでした。新卒の方と思えないほど堂々と落ち着いてセッションを進めていて本当すごいな〜って感じでした。こういう若手にもっともっと頑張ってアウトプットしていってほしいなと思います。

だらだらとながーく書いてしまいましたが、こんな感じで。
次は秋にお会いしましょう〜

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